Работа вне офиса становится одним из самых популярных способов организации рабочих процессов. Сегодня, это не только требование безопасности и мера для снижения социальной напряженности, но и возможность для оптимизации бизнеса. Но многие предприниматели до сих пор взволнованы: как добиться такой же эффективности работы, если сотрудники и руководство – «по домам», и при этом обеспечить непрерывность бизнес-процессов и контроль? К счастью, современные технологии позволяют оптимально настроить удалённый рабочий процесс для компаний, в которых трудятся и пять, и десять, и сто сотрудников.
Вместе с экспертами МТС рассказываем, что делать и какие сервисы использовать.
Организовать удаленные рабочие места
Предложений на рынке сейчас множество, рассмотрим одно их них: VDI (Virtual Desktop Infrastructure) или инфраструктура виртуальных рабочих столов. Это когда компании выделяется необходимое число виртуальных рабочих мест для удаленной работы и решения бизнес-задач с любых устройств: ноутбука, ПК, смартфона.
«Есть миф, что VDI — это всегда очень дорого, но, если просчитать стоимость оборудование рабочих мест и использования виртуального сервиса, выбор с пользу VDI станет очевидным. Еще одним несомненным преимуществом сервиса по организации виртуальных рабочих мест является скорость: по запросу клиента организовать сотрудников на «удаленку» можно в течение одного дня. Стоимость сервиса начинается от 2990 рублей за виртуальное рабочее место. Специальные корпоративные сервисы дают гарантии по безопасности, сохранности данных и качеству услуг. Компания не ошибется, если придет к крупному провайдеру», – отметил директор компании МТС в Смоленске Игорь Драль.
Кроме того, сейчас у МТС запущена дополнительная бонусная программа для предпринимателей. Для быстрого старта дистанционной работы первые 14 дней использования будут бесплатными. Для этого нужно оставить заявку на сайте.
Перенос данных в облако
Перенос данных в облако – практичный и безопасный способ организовать сотрудникам доступ к корпоративным данным из любой локации. Лишь бы был ноутбук, ПК или смартфон. Из облака ваша команда одномоментно сможет загружать документы, редактировать их, скачивать, создавать ссылки на файлы для отправки коллегам или заказчикам. При этом не нужно закупать и настраивать дополнительное оборудование, поскольку вся работа с облаком проходит на серверах провайдера.
Один из таких ресурсов — сервис #CloudMTS, корпоративное хранилище данных. Такое защищённое облако отличается большей надёжностью, поскольку информация хранится в защищенном дата-центре. Самое важно: миграцию данных в облако можно осуществить очень быстро, даже если раньше даже мысли об этом не было.
Все просто: администратор создаёт уникальную учётную запись для каждого сотрудника и можно начинать работать в облаке с помощью любого браузера, локальной программы для компьютера или приложения. Интерфейс интуитивно понятный, проблем с использованием готовых файлов, созданием папок, загрузкой данных, как правило, не возникает. Если есть необходимость, можно настроить уровень доступа ко всем материалам для каждого сотрудника или целого отдела.
«Буквально на днях небольшое рекламное агентство пришло с запросом организовать дистанционную работу. Требовалась возможность обмена документами и совместной работы с техническими заданиями, сметами. Мы быстро подключили сервис — буквально за день. Эта возможность оказалась для компании бесплатной. Учитывая внешние обстоятельства, мы позаботились о бизнесе и открыли на два месяца бесплатный доступ к сервису для тех, кто ранее им не пользовался», – отметил директор по стратегии облачного бизнеса МТС Антон Захарченко.
Воспользоваться бесплатным подключением можно конца апреля. Для этого необходимо оставить заявку на сайте.
Организация конференц-связи
Если нужно провести срочное совещание или групповую планёрку, проанализировать работу, дать руководство по запущенным проектам, – удалённых сотрудников можно подключить к обсуждению с помощью голосовой конференц-связи.
Эту услугу сейчас предоставляют почти все провайдеры. Её удобство заключается в том, что для участия в конференции не требуется интернет — нужен только мобильный или стационарный телефон. У сотовых операторов сама эта услуга, как правило, бесплатная, а звонок оплачивается по тарифу.
Процесс настройки конференц-связи зависит от конкретного провайдера. Как правило, услуга подключена по умолчанию. Абоненты МТС могут это проверить через приложение “Мой МТС”, а если услуги не оказалось, там же её подключить.
После этого останется набрать номер одного из участников совещания и через цифровую клавиатуру на мобильном устройстве добавить остальных собеседников.
«Мы ввели практику ежедневных коротких планерок на время «удаленки». Утром определяем планы на день, подводим итоги прошедшего дня. Так удается полностью видеть текущую модель бизнеса и в случае чего, быстро корректировать работу. Сейчас нет времени на ошибки. Современные средства связи очень выручают в этих вопросах», – отметили в одной из смоленских компаний.
Корпоративная почта онлайн
Довольно часто в компаниях используют корпоративную почту Microsoft Outlook, клиент которой устанавливается на компьютерах сотрудников. Для удалённой работы у этого почтового сервиса есть довольно удобная веб-версия, но возможность и правила её использования вам необходимо уточнить у технических специалистов.
- Наберите в адресной строке https://outlook.live.com/.
- Введите в домене @outlook или @hotmail адрес своей почты.
- Укажите личные данные: имя, фамилию, дату рождения.
- Пройдите проверку captcha, чтобы показать системе, что вы не робот.
Веб-версию Outlook можно гибко настраивать: выбирать оформление, вести журнал бесед, создавать заметки и быстрые сообщения. Для корпоративной работы в веб-клиенте можно образовывать группы, например «Продвижение», «Юристы», «Логистика», и добавлять в них нужные адреса. К Outlook легко подключаются учётные записи облачных хранилищ OneDrive, Dropbox, и Google Диска для обмена файлами. А для планирования работы в клиенте предусмотрен удобный календарь.
