«Гудвилл.онлайн» выяснил, какие изменения претерпела профессия за годы существования и каким видят хорошего секретаря современные руководители.
В 2005 году в России празднуют День секретаря – неофициальный праздник, предложенный инициативной группой секретарей из разных городов. Отмечают его в сентябре – каждую третью пятницу.
Представители профессии давно уже вышли из разряда обслуживающего персонала.
Сегодня это одна из пяти самых востребованных в мире специальностей. При этом к современным секретарям предъявляют требования куда более высокие, нежели к их коллегам еще двадцать-тридцать лет назад.
Секретарь – не просто лицо компании, но человек, от которого зависит слаженность и результативность многочисленных внутренних процессов предприятия. По этой причине предприниматели со всей серьезностью подходят к выбору сотрудника на эту должность. Итак, каков же он – идеальный секретарь?
Штрихи к портрету
По разным оценкам, в нашей стране трудится не менее миллиона секретарей и ассистентов руководителя и офис-менеджеров. Название должности может быть разным, различается и круг обязанностей – в зависимости от профиля работы и масштабов компании. Рабочий день секретаря длится от 8 до 12 часов.
Если несколько десятилетий назад от секретаря требовались, в основном, высокая скорость печати и умение грамотно оформить документы, то сегодня круг обязанностей куда шире. В зону его ответственности могут входить и делопроизводство, и кадровые вопросы, и ведение архива, и материальное обеспечение офиса, и многое другое.
Секретарь – правая рука руководителя, он исполняет обязанности офис-менеджера, делопроизводителя и личного помощника. Нередко он выступает в роли серого кардинала – человека, находящегося в тени босса, но при этом информированного лучше любого другого сотрудника. Он в курсе всех дел фирмы, знает по именам партнеров конкурентов компании и может решить любую организационную задачу.
Работа секретаря требует высокой психологической устойчивости: руководитель может обладать непростым характером, и перепады настроения первым всегда будет встречать человек, наиболее приближенный к начальнику. Неудивительно, что успешными секретарями становятся те, кто обладает гибким умом, эмоциональной восприимчивостью, хорошо разбираются в людях и способны найти подход к любому человеку.
Взгляд работодателя
Какие же требования предъявляют к секретарям нынешние управленцы? По наблюдению профессиональных рекрутеров, в последние годы работодатели стали требовательнее к специалистам всех уровней, и секретари – не исключение. Никто не хочет тратить время на обучение – все желают получить готового специалиста с опытом работы в конкретной отрасли.
Так, по данным портала HeadHunter, кандидат, претендующий на должность секретаря руководителя крупной компании должен иметь высшее образование – профиль не играет роли, но иногда предпочитают филологов. Опыт работы – не менее трех лет, причем желательно на такой же должности и в компании аналогичного уровня. Преимуществом будет знание английского языка, в идеале – двух иностранных. Среди важных для секретаря навыков выделяют превосходное владение компьютером, в частности – программами пакета MS Office.
Среди обязанностей сотрудника в вакансиях обычно встречаются делопроизводство, документооборот, полноценная административная поддержка руководителя и планирование его рабочего дня, ведение деловой переписки и прием посетителей. Зарплата на должности с такими параметрами составляет в среднем от 45 до 60 тысяч рублей.
Иногда среди критериев отбора можно увидеть требования, касающиеся внешнего вида кандидатов. Справедливо, если компания подыскивает сотрудника на рецепцию или, к примеру, личного помощника топ-менеджера, который будет сопровождать его на рабочих встречах. Встречают по-прежнему по одежке, а значит, в некоторых случаях презентабельный внешний вид действительно важен.
Тем не менее, отмечает известный карьерный консультант Алена Владимирская, именно профессиональные навыки сегодня выходят на первый план, а вот молодой возраст и внешность уже не играют решающей роли. Кроме того, работодатели первым делом обращают внимание на такие личные качества как коммуникативность, стрессоустойчивость, организаторские навыки, грамотная речь и пунктуальность.
Будущее профессии
По мнению специалистов портала Rabota.ru, в будущем профессия секретаря перейдет в экспертную область. Это будет либо логист, занимающийся распределением деловых потоков внутри компании, либо персональный помощник руководителя, который будет знать все о шефе, понимать, как с ним надо работать, и сможет организовать его ежедневные дела с максимальным комфортом.
Экспертность предполагает доскональное знание всех процессов внутри предприятия. Поэтому секретарю уже сейчас необходимо понимать специфику конкретной компании и работать именно в той сфере, которая ему хорошо знакома. Чем большим экспертом в своей отрасли станет секретарь, те продолжительнее и успешнее будет его карьерный путь.
И тут мы подходим к еще одной тенденции. Из временной профессии на 3-5 лет, рассчитанной преимущественно на молодую девушку, должность секретаря превращается в постоянную экспертную профессию со своими возможностями, которая дает возможность надолго закрепиться в избранной сфере.
Из истории профессии
Первые секретари появились во времена Древнего Рима и именовались на латыни secretus. Их услугами пользовались патриции – представители правящего класса. По сути, секретарь являлся доверенным лицом патриция и должен был давать хозяину советы относительно тех или иных дел, а также строго хранить все его секреты. Secretus мог стать только мужчина. Древнеримские секретари могли стать весьма влиятельными, фактически подменяя своего господина на важных собраниях.
У римлян идею личного помощника позаимствовали европейцы. Из Европы профессия пришла в Россию стараниями императора Петра I. По его указанию был открыт институт секретарей. Секретарем непременно должен был быть мужчина дворянского происхождения, лучше всего – представитель известного рода, хорошо образованный и способный давать советы по любым вопросам.
