Законна ли транспортная накладная в электронном виде

Миф

Опровержение

«ЭТрН вне закона».

Постановление Правительства РФ от 15.04.2011 года № 272 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом» разъясняет, что транспортная накладная подтверждает факт перемещения товара, служит основанием для ведения учета покупателем и продавцом, а также расчетов с перевозчиком. То есть она является первичным учетным документом. Хотя российское законодательство давно разрешает оформлять все первичные учетные документы в электронном формате. Это подтверждает ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 года. Ст. 9 ч. 5 гласит: «Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью».

Из закона также становится понятно, что обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
• подписи лиц, предусмотренных предыдущим пунктом, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В электронных транспортных накладных представлены все эти указанные реквизиты. Таким образом, документ полностью легитимен и может использоваться российскими компаниями в хозяйственных операциях.

«Необходимо   приобрести УКЭП для водителей».

На самом деле такого требования к обмену ЭТрН нет. Условия использования ЭП контрагентами и ее легитимность регулируются ФЗ № 63 «Об электронной подписи». Закон гласит, что компании могут решать сами, какую подпись они будут ставить на документах при обмене друг с другом. Именно поэтому разработчики программного обеспечения в области электронного документооборота представляют решение, в котором не требуется приобретать дорогостоящую усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) для водителей. Ее при обмене ЭТрН используют грузоотправители, грузополучатели и транспортные компании. Водители же подписывают документы с помощью простой электронной подписи (ПЭП), которая в разы дешевле УКЭП.

Мнение Минфина РФ звучит также в пользу легитимности простой электронной подписи:

• в Письме от 12.09.2016 года №03-03-06/2/53176 министерство указало, что виды возможных для использования при оформлении первичных документов электронных подписей устанавливаются федеральными стандартами бухучета. Поскольку на данный момент такого стандарта нет, налогоплательщик может использовать любую электронную подпись при оформлении первичных учетных документов, соблюдая при этом требования ФЗ № 63;
• ранее, в Письме от 11 января 2016 года №03-03-06/61, представителями Минфина был рассмотрен вопрос о применении электронной подписи для оформления первичных учетных документов в целях налога на прибыль, и было сообщено, что первичные учетные документы можно подписывать простой или усиленной неквалифицированной электронными подписями с соблюдением ФЗ № 63.

«Налоговая не примет ЭТрН».

Транспортная накладная является первичным документом и может быть истребована ФНС. В Письме ФНС РФ от 23.03.2017 года №ЕД-4-15/5364@ говорится, что Вы можете использовать транспортную накладную в электронном виде.

Но поскольку формат ЭТрН не установлен налоговой службой, то порядок представления этих документов в органы власти поясняется Письмом Министерства финансов РФ от 11.01.2012 года №03-02-07/1-1, а именно – аналогично всем неформализованным электронным документам необходимо сделать следующее:

• распечатать документ с отметками о подписании сторонами из Вашего программного обеспечения электронным документооборотом;
• заверить печатью и подписью руководителя организации;
• представить по месту требования.

На сегодняшний день многие участники рынка логистики ждут упрощения процедуры, т. е. когда транспортная накладная станет формализованным документом. Если законодатели примут такое решение, то ЭТрН можно будет представлять без распечатки – в электронном виде.

«ЭТрН не представишь В суд».

Это тоже неправда. АПК РФ (ст. 75) и ГПК РФ (ст. 71) разрешают использовать документы, подписанные ЭП, в качестве письменных доказательств в судебных спорах. Более того, интернет-сервисы «Мой Арбитр» и ГАС «Правосудие» позволяют направлять в суд электронные документы. Они должны быть подписаны УКЭП.

Но можно представить документы в суд и на бумажных носителях (см. хронологию в предыдущем мифе). Дополнительно Вы можете запросить у оператора заключение о том, что документ был передан через сервис обмена.

«Будут проблемы с ГИБДД».

С одной стороны, пока нет правовых норм, которые бы регулировали представление ЭТрН сотрудникам ГИБДД. Под вопросом и техническая оснащенность самих проверяющих.

С другой стороны, водитель может предъявлять инспектору транспортную накладную в бумажном виде. Она оформляется в 1 экземпляре, при этом достаточно 2-х подписей – грузоотправителя и водителя (ставит при приеме груза).

Когда товар будет доставлен, документ нужно уничтожить по схеме:

сотрудник грузоотправителя:

– печатает 1 экземпляр транспортной накладной;

– проставляет необходимые подписи и печати;

водитель:

– при приемке груза ставит свою собственноручную подпись;

– едет к грузополучателю с бумажной ТН (1 шт.);

на месте у грузополучателя экземпляр уничтожается.