Документы при увольнении — это целый пакет, касающийся деятельности сотрудника в конкретной компании. Их работнику выдают в последний день действия трудового договора. Многие считают, что должны получить на руки только трудовую и расчетный лист, но это не так: законодательством утвержден намного более объемный перечень.
На основании ст. 84.1 ТК РФ в день увольнения необходимо произвести окончательный расчет с работником, а также выдать ему бумаги, отражающие сведения о его деятельности в компании.
|
Документы обязательные при увольнении |
|
| Трудовая книжка. | § Оформлять можно накануне дня расторжения договора, а выдавать надо лично в руки сотруднику под подпись в последний день работы.
§ Если нет такой возможности, то получите согласие на отправление почтой либо храните в организации до обращения владельца. |
| Медицинская книжка (если есть). | § Никаких записей в ней делать работодателю нельзя. |
| Расчетный лист. | § В нем перечислите суммы, заработанные за отработанные в текущем месяце дни, компенсационные выплаты (например, за не предоставленный отпуск), удержанные суммы на основании закона, решений суда, исполнительных листов, прочих оснований. |
| Справка о зарплате (форма 182н). | § Справку о зарплате за текущий год и 2 предшествующих выдает лицо, отвечающее за ведение бухгалтерии в организации.
§ Она необходима, для предоставления новому работодателю или в органы ФСС для начисления пособий по временной нетрудоспособности, в том числе в связи с беременностью и родами. |
| Расчет по страховым взносам. | § Раздел 3 расчета по страховым взносам, заполненный персональными данными сотрудника, оформляется с начала квартала до даты расторжения трудового договора. |
| Выписка из формы СЗВ-СТАЖ. | § Заполнять в ней графу 14 необходимо только в том случае, если расторжение трудового договора производится 31 декабря. В остальных случаях этот столбец остается пустым.
§ Разделы 4 и 5 формы не заполняют, если расторжение контракта не связано с выходом на пенсию. |
| Выписка из формы СЗВ-М. | § Выписка из формы СЗВ-М составляется на уходящего работника за текущий месяц. |
|
|
|
| Форма 2-НДФЛ. | § В форме 2-НДФЛ укажите сведения о доходах с начала года по дату увольнения сотрудника. |
| Справка о среднем заработке. | § Справка о среднем заработке необходима, если человек планирует в ближайшее время обращаться за пособием по безработице. |
| Копия формы СПВ-2. | § Копия формы СПВ-2 (сведения о застрахованном стаже для установления пенсии) понадобится, если работник уходит на пенсию по возрасту, по инвалидности, по иным основаниям.
§ Оригинал в 10-дневный срок после получения заявления об уходе на пенсию направьте в ПФР. |
| Копии приказов. | § Могут понадобиться копии следующих приказов: о приеме, увольнении, переводах, несчастных случаях на производстве, иных распоряжениях и актах, касающихся деятельности сотрудника.
Обратите внимание: документы при увольнении по соглашению сторон или по иным причинам выдаются на общих основаниях. Чтобы избежать конфликтов и споров, необходимо все бумаги подписать у руководства, а при наличии печати — проштамповать их. Если выдаются копии, их необходимо заверять в общепринятом порядке. |
Несколько рекомендаций по подтверждению выдачи документов.
Нередко бывает, что работник теряет документы, а потом обвиняет работодателя в том, что их не получил. Чтобы избежать таких ситуаций, рекомендуем:
- Составьте справку-подтверждение, в которой приведите список документов при увольнении: перечислите все формы и копии бумаг, выдаваемых на руки работнику.
- Справку-подтверждение обязательно должен подписать работник с указанием даты ознакомления и получения документов.
- Не забудьте попросить работника расписаться за получение трудовой и санитарной книжек в журналах их учета.
- Получите с сотрудника расписку о получении формы СЗВ-М. Это положено делать обязательно по законодательству.
